Görevler Ne İşe Yarar?

Görevler iş takip programının en temel özelliğidir. Çalışanlarınıza iş atamak, şirket işlerinizi takip etmek ve proje planı oluşturmak için görevler oluşturursunuz.

Görevlerin Genel Yapısı

Görevler şu bilgilere sahip olabilir:

Genel Detaylar

Ad: Görevin görünen adıdır. Kısa ve net bir isim olmalıdır.

Açıklama: Görevle ilgili görevlilere bilgi vermek ve görev sonunda nasıl bir sonuç elde edilmek istendiğini burada belirtirsiniz.

Tarihler

Başlangıç Tarihi: Görevin başlaması gereken tarihi belirtir.

Bitiş Tarihi: Görevin bitmesi gereken tarihi belirtir.

İki tarih bilgisi de isteğe bağlıdır. Şu şekilde ayarlamanız önerilir:

  1. Görevin teslim edileceği tarih belli değilse, işleri tarihe bakılmaksızın listedeki sırasıyla yapıyorsanız veya işi henüz yapmaya karar vermediniz ve bir fikir olarak eklemek istiyorsanız tarih değerlerini boş bırakın.
  2. Görevin sadece teslim tarihi önemliyse ve ne zaman başlanılacağı önemli değilse sadece bitiş tarihi koyun.
  3. Çalışanınızın zaman planını ve hangi günlerde ne kadar yoğun olduğunu görmek istiyorsanız her iki tarihi de koyun. Bu görevler Gantt Çizelgesinin "Üyeler" görünümünde gösterilir.

Bitiş tarihi Görevler sayfasında ve Ana Sayfada görevlerin sıralamasında da kullanılır.

Görevliler

Bir göreve istediğiniz kadar görevli ekleyebilirsiniz. Şirketinizin diğer birimleriyle birlikte çalışabilmeniz için görevlere grup üyesi olmayan kişileri ekleyebilmenize izin verilmektedir.

Henüz kimin yapacağı belli değilse görevlere görevli atamayabilirsiniz.

Öncelik

Görevin önceliğini belirtmek için Çok Yüksek'ten Çok Düşük'e kadar 5 farklı değer verebilirsiniz. Öncelik değeri son tarihi olmayan görevlerin sıralamasında kullanılır.

Görev Adımları

Görev ilerlemesini daha net bir şekilde takip edebilmek için görev aşamalarını adımlar olarak ekleyebilirsiniz. Adımlar tamamlandıkça bildirim alırsınız. Ayrıca adımlar görevler için ilerleme yüzdesini hesaplamak için kullanılır.

Bir görev için 3 adım seçeneğinden birini seçersiniz:

1. Hiçbiri

Göreve alt adım eklenmez.

2. Alt Adımlar

Göreve maddeler halinde alt adımlar eklenir. Arayüzde şu şekilde görünür:

Görev alt adımları

Görevliler tamamladıkları adımları işaretler. Alt adımlara tıpkı bir göreve verebildiğiniz gibi açıklama, son tarih ve görevliler ekleyebilirsiniz.

Alt adımlar hiyerarşik bir yapıya sahiptir. Bu nedenle alt adımların kendi alt adımları da olabilir.

3. İlerleme Çubuğu

Göreve alt adım maddeleri olmadan bir ilerleme çubuğu yerleştirilir. Arayüzde şu şekilde görünür:

Görev ilerleme çubuğu

İlerleme çubuğunu 2 amaç için kullanabilirsiniz:

  1. Belli sayıda yapılması gereken işleri takip için. Örneğin bir üründen 10 tane yapılması gerekiyorsa ilerleme çubuğu değeri 10 olarak seçilir. Üretilen ürünler için ilerleme çubuğu güncellenir.
  2. İş ilerlemesini yüzde cinsinden göstermek için. Örneğin bir işin tamamlanma oranını %10'luk adımlar halinde görmek istiyorsanız ilerleme çubuğu değeri için 10 girin. İlerleme her artırıldığında 10'da 1, yani %10 ilerleme sağlanır.

Alt Adım Sayısı ve Derinliği

Görevleri oluştururken karşılaşacağınız sorunlardan biri bir görevin ne kadar kapsamlı olacağıdır. Örneğin bir görevin kapsamını çok geniş tutarsanız çok sayıda adım içerecektir. Bu görevin tamamlanması uzun bir zaman alabilir ve iş takibini düzgünce yapamayabilirsiniz.

Kapsamı çok dar tutarsanız çok sayıda küçük görev oluşturursunuz. Bu durumda görevler tek başına yapılacak işle ilgili yeterince fikir veremeyebilir. Hangi işlerin birbirleriyle ilişkili olduğunu da takip etmeniz gerekir.

İşlerin ne kadar kapsamlı olması gerektiği yaptığınız işe göre değişir. Sizin için en uygun olanını kullandıkça fark edeceksiniz. Ancak şunları göz önünde bulundurabilirsiniz:

  • Yapılan iş tek başına bir anlam ifade etmiyorsa, tanımlamak için diğer işlere bariz bir ihtiyaç duyuluyorsa bunları tek bir görev altında adımlar olarak oluşturabilirsiniz.
  • Bir kişinin bir işi yapmak için belli birkaç adımı takip etmesi gerekiyorsa ve bu iş oldukça tekrar ediyorsa bunu tek bir görev olarak oluşturabilirsiniz.
  • Oluşturduğunuz görevde çok sayıda alt adım varsa, alt adımların çoğuna ayrı ayrı görevliler tanımlamanız gerekiyorsa, görevli olan kişiler görevi tamamlamak için birlikte çalışma ihtiyacı duymuyorsa bu görevi ayrı görevler halinde oluşturabilirsiniz.

Görev Durumu

Görevle ilgili önemli bilgilerden biridir. Görevin hangi aşamada olduğunu gösterir. Cubicl'da görevler varsayılan olarak 4 aşamadan birinde bulunabilir:

  • Bekliyor: Yeni oluşturulan görevler bu aşamadadır. Henüz görev üzerinde çalışılmaya başlanmamıştır.
  • Aktif: Bir görevli görev üzerinde çalışmaya başladığında görev bu aşamaya geçer.
  • Tamamlandı: Görevliler görevi tamamladığında görev bu aşamaya geçer. Tamamlanan görevler kişinin ana sayfasındaki iş listelerinden kalkar.
  • Askıya Alındı: İş belli olmayan bir tarihe ertelenmiştir. Görevlilerin ana sayfalarında yapılmayı bekleyen işler olarak gösterilmezler.

Görev aşamalarını kendi iş süreçlerinize uygun olacak şekilde grup bazında kendiniz belirleyebilirsiniz. Görev ve Sorun Aşamaları Ayarları sayfasından nasıl yapılacağını görebilirsiniz.

Etiketler

Görevleri gruplamak veya ek anlam ve bilgi eklemek için etiketler ekleyebilirsiniz.

Tekrarlayan Görevler

Tekrarlayan işler için bir kez görev oluşturup tekrarlamasını sağlayabilirsiniz. Zamanı geldiğinde orijinal görevin yeni bir kopyası oluşturulacak ve görevi oluşturan ve görevli olarak atanan kişilere bildirim gönderilecektir.

Tekrarlama Periyodu

Görevlerin günlük, haftalık ve aylık bazda tekrarlamasını sağlayabilirsiniz. Haftalık tekrarlayan işler için hafta içinde birden fazla gün seçebilirsiniz. Haftanın seçilen günlerinde her hafta görev tekrarlar.

Tekrarlama Koşulu

2 seçeneğiniz var:

  1. Bitiş tarihinde tekrarlama: Görevin bitiş tarihi geldiğinde tamamlanmamış olsa bile görevin otomatik olarak bir kopyası oluşturulur.
  2. Tamamlandığında tekrarlama: Görevin yeni kopyası önceki kopya tamamlanmadan oluşturulmaz.

Tekrarlama Limiti

3 seçeneğiniz var:

  1. Hep tekrarlar: Görev siz sonlandırana kadar hep tekrar eder.
  2. Belli bir tarihe kadar tekrarlar: Seçtiğiniz tarihe kadar görev tekrarlar.
  3. Belli sayıda tekrar eder: Seçtiğiniz sayı kadar görev tekrarladıktan sonra tekrarlaması sonlanır.