Eğer çok sayıda çalışanı veya projesi olan bir şirket iseniz tüm görevleri tek bir yerde oluşturmak iş takibini zorlaştırır. Bu soruna çözüm olarak görevleri Grup oluşturarak birbirinden ayırabilirsiniz.

Şirketinizin

  • Birimleri
  • Ekipleri
  • Projeleri
  • ve farklı yerlerdeki ofisleri

için gruplar oluşturarak kurum yapınızı Cubicl'a aktarabilirsiniz.

Grupların Genel Yapısı

Hiyerarşik Yapı

Gruplar hiyerarşik bir yapıya sahiptir. Her grup bir başka grubun altında oluşturulur, kendi altında sınırsız alt gruba sahip olabilir.

Gruplar yöneticilere ve üyelere sahiptir. Bunları grup oluştururken veya grubun Detaylar sayfasından düzenleyebilirsiniz. Hiyerarşik yapı nedeniyle bir grup yöneticisi üyesi olmasa bile tüm alt gruplarda da yönetici yetkisine sahiptir.

Ana Grup

Cubicl'da kurum hesabı oluşturduğunuzda kurumunuz için bir ana grup oluşturulur. Bu grup tüm şirketinizi temsil eder. Cubicl'a eklediğiniz tüm çalışanlar otomatik olarak bu gruba da eklenir. Tüm şirketi ilgilendiren işlerin takibi ve duyuruların yapılması için bu grubu kullanabilirsiniz. Küçük ekiplerin bu ana grup dışında grup oluşturmasına gerek yoktur. Ana grup üzerinden tüm işler takip edilebilir.

Birden Fazla Ebeveyn Grup

Birden fazla birim veya ekibin ortak projeleri için birden fazla ebeveyne sahip gruplar oluşturabilirsiniz. Bunun için oluşturma formunda ebeveyn kısmına tüm ebeveyn grupları ekleyin.

Projeler

Cubicl'da projeler oluşturabilirsiniz. Her proje bir grup olarak oluşturulur ve aynı özellikleri sağlar.

Navigasyon menüsünde arayüzü basit tutmak adına varsayılan olarak sadece üyesi olduğunuz grupları görürsünüz.

Navigasyon menüsü küçültülmüş grup listesi

Yukarıdaki resimde gösterildiği gibi grup listesinin altındaki butona tıklayarak tüm grupları hiyerarşik olarak görebilirsiniz:

Navigasyon menüsü tüm grup listes

Yukarıdaki resimde gördüğünüz gibi gruplar insan, projeler klasör simgesi ile gösterilirler.

Grup Sayfası

Navigasyon menüsünden bir gruba tıkladığınızda bu grubun sayfasına gidersiniz. Gruplar kendi içlerinde Gantt Çizelgesi, Haber Kaynağı, Görevler, Sorunlar ve Takvim özelliklerine sahiptir. Bu özelliklere üst kısımdaki sekmeleri kullanarak erişebilirsiniz.

Grup sayfası sekmeleri

Grup Detayları Sayfası

Grubu yönetmek ve üyeleri görmek için "Detaylar" sekmesine geçin. Detaylar sekmesi 3 alt sekmeden oluşur. Varsayılan olarak "Üyeler" alt sekmesi gösterilir. Grup yöneticisi olmayanlar sadece bu sekmeye erişebilir. Diğer sekmeler üyelere kapalıdır.

Diğer alt sekmelere geçmek için sağ üst köşede yer alan alt sekme butonlarına tıklayabilirsiniz:

Grup detayları alt sekmeleri

Sol üst köşedeki butonları kullanarak yeni alt grup veya proje oluşturabilirsiniz.

Üyeler Alt Sekmesi

Bu sekmede grup yöneticilerini, üyelerini ve alt grupları görürsünüz.

Grup detaylar sayfası

Gruba yeni üye ekleyebilirsiniz. Gruba eklemek istediğiniz kişilerin öncelikle Cubicl'a davet edilip hesap oluşturmuş olmaları gerekir.

Gruba üye ekle

Bu sayfada üyelerin üzerine fare ile gelerek çıkan butona tıklayarak kişileri yönetici yapabilir ve gruptan çıkarabilirsiniz.

Grup üyesini yönetici yap

Ayarlar Alt Sekmesi

Bu alt sekmede grup adını, izinlerini, görev ve sorun aşamalarını değiştirebilir; grubu veya projeyi arşivleyebilir ve silebilirsiniz.Grubu silmek istediğinizde sizden kullanıcı şifrenizi girmeniz istenir. Bu sayede yanlışlıkla grupların silinmesi engellenir.

Grup adını ve izinlerini değiştirme formları: Grup detayları ve izinlerinin değiştirilmesi

Görev aşamalarını değiştirme formu: Görev ve sorun aşamalrının değiştirilmesi

Grubu arşivleme ve silme butonları: Grup arşivleme ve silme

Etiketler Alt Sekmesi

Bu alt sekmede gruba ait etiketleri görüntüleyebilir, oluşturabilir, düzenleyebilir ve silebilirsiniz. Etiketler görevleri ve sorunları gruplamak ve onlara kolayca görülebilir ek bilgiler eklemek için kullanılır.

Grup etiketleri sekmesi

Sorunlara ve görevlere etiket eklemek için önce bu sayfada onları oluşturmanız gerekir. Bu sayfada üstte etiketleri görüntüleyebilir ve alttaki formda oluşturabilirsiniz.

Yeni etiket oluşturmak için sayfanın altındaki forma kısa bir etiket adı girin ve etiket için bir renk seçin. Bu sırada aşağıda yeni etiketin bir önizlemesi gösterilecektir.

Etiketleri düzenlemek için yukarıda listelenen etiketlerin üzerine fare ile gidin. Bu sırada etiketi düzenlemek ve silmek için butonlar göreceksiniz. Kalem simgesi içeren düzenleme butonuna tıkladığınızda etiket detayları aşağıdaki forma aktarılır. Detayları düzenledikten sonra kaydedebilirsiniz.

Etiket düzenleme ve silme butonları

Etiketleri silmek için yine aynı yerden kırmızı renkli silme butonuna tıklayın. Etiket herhangi bir uyarı olmadan silinecektir.

Önemli Not: Bir etiket silindiğinde o etiketi taşıyan tüm sorun kayıtlarından da silinir. Sorun kayıtlarında bunun dışında bir değişiklik olmaz.

Grup İzinleri

Bir kullanıcının grup içinde bir işlem yapabilmesi için (örneğin görevleri görüntülemek, oluşturmak, düzenlemek ve silmek gibi) yetkisinin olması gerekir.

Cubicl iş takip programında kullanıcılar yetki bakımından 3 gruba ayrılır:

  • Grup yöneticileri
  • Grup üyeleri
  • Diğerleri

1. Grup Yöneticileri

Grup yöneticileri grup içinde tüm yetkilere sahiptir. İçerikleri görebilir, oluşturabilir, düzenleyebilir ve silebilir. Gruplar hiyerarşik bir yapıda olduğu için bir grup yöneticisi bu gruba bağlı tüm alt gruplarda da yönetici yetkisine sahiptir.

2. Grup Üyeleri

Grup üyeleri ilgili gruba eklenmiş şirket çalışanlarıdır. Varsayılan olarak katkıda bulunma seviyesinde izinleri vardır. Yani içerikleri görebilirler, oluşturabilirler ancak düzenleyemez ve silemezler.

3. Diğerleri

Bunlar kurumun çalışanı olup ilgili grubun üyesi olmayan kişilerdir. Varsayılan olarak sadece grup içeriğini görebilirler. Bunun dışında bir işlem yapamazlar.

Özel Durumlar

İzin sisteminde yukarıda bahsedilen sistem geçerlidir. Ancak kullanıcının durumuna göre istisnai durumlar vardır. Örneğin grup üyeleri diğer kişilerin oluşturduğu görevleri düzenleyemezler ancak kendi oluşturdukları görevi düzenleyebilirler. Kendi ekledikleri yorumları silebilirler.

Grup İzinlerini Değiştirmek

Ayarlar sekmesinden izinleri değiştirebilir ve gruba ait görev ve içeriklerin diğer grup üyeleri tarafından görülmesini engelleyebilirsiniz.