Cubicl son derece basit bir iş takip programıdır. Aşağıdaki adımları takip ederek nasıl kullanılacağını öğrenebilirsiniz.

Hesap Oluşturun ve Ekibinizi Davet Edin

Cubicl'ı kullanmaya başlamak için öncelikle bir kullanıcı hesabı oluşturmanız gerekir. Cubicl, ekibinizle birlikte kullandığınız bir iş takip programı olduğu için ekip üyelerini tek bir çatıda toplamanız gerekiyor. Bu nedenle, kullanıcı hesabınızı oluşturduktan sonra uygulama sizden bir Kurum Hesabı oluşturmanızı isteyecek. Bu işlem sadece bir şirket veya ekip adı girmekten ibarettir.

Ardından diğer ekip üyelerinizi uygulamaya davet edeceksiniz. Bunu kurum hesabı oluştururken veya daha sonra uygulama içinde yapabilirsiniz. Ekip üyelerini davet etmek için sadece e-posta adreslerini yazarsınız. Bu kişilere e-posta ile davet linki gönderilir. Linke tıklayıp hesap oluşturan veya oturum açan kişiler kurumunuza eklenir.

İş Takip Programını Genel Olarak Tanıyın

Uygulamaya girdiğinizde şuna benzer bir ekran ile karşılaşacaksınız:

Uygulama yapısı

Üstte bildirimlerin ve çıkış butonunun olduğu bir başlık, sol tarafta navigasyon menüsü, sağ tarafta chat listesi ve ortada ana sayfa içeriğini göreceksiniz.

Kişisel Sayfalar

Ana Sayfa yapmanız gereken işleri gösterir. Çalışanlarınız kendilerine atanan işleri buradan takip edebilir. Navigasyon menüsünde yer alan Takvim sayfasında toplantı ve benzeri takvim kayıtları oluşturabilirsiniz. Yapılacaklar sayfası kendi işleriniz için bir yapılacak iş listesi oluşturmanızı sağlar. Takvim ve Yapılacaklar sayfaları size özeldir. Buradaki içerikleri diğer kullanıcılar göremez. Kişisel kayıtlarınız için kullanabilirsiniz.

Gruplar

Ekip üyelerinizle birlikte çalışmak için gerekli özellikler gruplar altında yer alır. Şirket içindeki birim, ekip ve projeleriniz için Cubicl'da gruplar oluşturabilirsiniz. Bu sayede her ekip kendi işlerini ayrı bir şekilde takip edebilir. Gruplar şirket yapınız gibi hiyerarşik bir düzene sahip olabilir. Uygulamaya yeni başladığınızda uygulamanın sol tarafındaki menüde Gruplar başlığı altında sadece bir grup göreceksiniz. Bu kurumunuzun ana grubudur. Tüm çalışanlar bu gruba üyedir.

Müşteriler Sayfası

Müşterilerinizi kaydetmenizi ve takip etmenizi sağlar. Müşteri kayıtlarını oluşturun. Daha sonra görev atarken ilgili görev için müşteriyi seçebilirsiniz.

Kurum Sayfası

Kurum hesabına yeni kullanıcılar davet etmek ve kurum hesabıyla ilgili işlemler yapmak için bu sayfayı kullanın.

Sağ Menü (Chat)

Ekip üyeleriniz burada listelenir. Bir kişiye tıklayarak anlık yazışmaya başlayabilirsiniz.

Site Başlığı

Sitenin üst kısmında bildirim simgelerinin yer aldığı başlık bulunur. Yeni bildirimleri bildirim simgelerine tıklayarak görüntüleyebilirsiniz.

Görev Oluşturun ve Atayın

Görevler iş takip programının en temel özelliğidir. Öncelikle ekranın solundaki menüden görev oluşturacağınız gruba gidin. Görevler sekmesine geçip yeni görev oluşturun. Göreve bir ad, açıklama, son tarih ve görevliler atayabilirsiniz.

Görev oluşturma formu

Görev atanan kişiler bildirim alarak haberdar olurlar ve atanan görev kendi ana sayfalarında listelenir. Görevlerin durumunu kendi ana sayfanızdan veya Görevler sayfasından takip edebilirsiniz. Görevler varsayılan olarak 4 aşamada bulunabilir: Bekliyor, Aktif, Tamamlandı ve Askıya Alındı. Ancak bu aşamaları grup ayarları sayfasından kendi ihtiyaçlarınıza göre değiştirebilirsiniz:

Görevler sayfası

Görevliler görev üzerinde çalışmaya başladıklarında ve görevi tamamladıklarında diğer görevlilere ve görevi atayan kişiye bildirim gider. Bu sayede ilgili herkes gelişmelerden haberdar olur. Görevi atayan kişi tamamlanan görevi kontrol ettikten sonra görevi arşive kaldırabilir. Görev takibi bu kadar basittir.

Eğer görevin doğru bir şekilde tamamlanmadığını düşünüyorsa görevi tamamlanmadı olarak işaretleyebilir ve göreve yorum yazarak eksik noktaları belirtebilir. Görevliler eksik noktalar üzerinde çalışmaya devam ederler.

Müşterileri Kaydedin

Müşterilerinizin ve onlar için yaptığınız işlerin kaydı ve takibi için Müşteriler sayfası kullanılır. Müşteri kaydederken iletişim bilgileri, fatura bilgileri ve şirketteki bağlantı detaylarını girebilirsiniz. Müşteri için yapılan ve yapılacak olan işleri görebilirsiniz. Müşteri kaydı oluşturduktan sonra görev, sorun ve takvim kaydı oluşururken müşteri seçebilirsiniz:

Müşteri Ekleme

Proje Planı Oluşturun

Eğer işlerinizi görsel olarak bir zaman planına yerleştirmek isterseniz Gantt (Zaman) Çizelgesi özelliğimizi kullanabilirsiniz. Her grubun bir Zaman Çizelgesi vardır. Navigasyon menüsünden bir gruba geçtiğinizde ilk olarak bu çizelge görünür.

Gantt Çizelgesi

Bu çizelgede işlerinizin bir listesini görürsünüz. Her işin hangi tarihler arasında yapılacağını barlar ile gösterilir. Gantt Çizelgesi ve nasıl kullanıldığıyla ilgili detaylı bilgi için bu linke tıklayın.